Lưu trữ số - hành trình bắt buộc vì quốc gia số

Trước bối cảnh Luật Lưu trữ (sửa đổi) đã được Quốc hội thông qua, Hội nghị Lưu trữ số - The Next in Archive vừa được tổ chức bởi Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam và FPT IS với sự hỗ trợ chuyên môn từ Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã đưa ra những góc nhìn, giải pháp toàn diện về cả chuyên môn và công nghệ.

Gần 300 đại biểu là đại diện bộ, ngành, địa phương, tập đoàn, tổng công ty nhà nước, Trung tâm Lưu trữ lịch sử Trung ương và địa phương, các nhà quản lý, nhà nghiên cứu… tham gia Hội nghị.

“Lưu trữ số là hành trình bắt buộc, không có lựa chọn khác”

Đó là khẳng định của ông Đặng Thanh Tùng, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trong bài phát biểu tại Hội nghị. Theo ông Tùng: Đây là hội nghị toàn quốc đầu tiên triển khai nội dung liên quan tới Luật Lưu trữ năm 2024 và phần khó nhất Luật là lưu trữ số. Lưu trữ số là nhiệm vụ quan trọng trong bối cảnh chuyển đổi số nhằm gìn giữ bằng chứng pháp lý về quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và lưu giữ thông tin có giá trị cho thế hệ tương lai. Lưu trữ số là hành trình bắt buộc, không có lựa chọn khác.

Ông Hoàng Quốc Tuấn, Chủ tịch Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam, phát biểu khai mạc Hội nghị.

Nhận định này là xác đáng khi Việt Nam đang trải qua giai đoạn chuyển đổi số mạnh mẽ, với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin và truyền thông. Lượng dữ liệu khổng lồ được tạo hàng ngày đặt ra yêu cầu cấp thiết về một giải pháp lưu trữ hiện đại, hiệu quả thay cho lưu trữ thủ công - phương pháp tiềm ẩn nhiều nguy cơ như tài liệu bị xuống cấp, hư hỏng... dẫn đến mất mát và không có khả năng phục hồi. Luật Lưu trữ năm 2024 quy định rõ yêu cầu về chuẩn hồ sơ, tài liệu lưu trữ số, đây chính là “hồi chuông” thúc giục các doanh nghiệp, tổ chức công nghệ vào cuộc để góp phần thúc đẩy chuyển đổi số lĩnh vực lưu trữ.

Ở bài toán lưu trữ quốc gia, các đại biểu cho biết nền tảng lưu trữ số quốc gia đã được triển khai bởi Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, với sự tham gia đồng hành của FPT IS là hạ tầng công nghệ đặc biệt quan trọng. Nền tảng lưu trữ số quốc gia được xây dựng theo tiêu chuẩn ISO 14721 đã được áp dụng tại nhiều quốc gia, trên cơ sở đó, FPT IS đã hoàn thiện giải pháp giải pháp lưu trữ số - ArchiveNex. Đây là một giải pháp tin cậy, toàn diện, đã được kiểm nghiệm để giải quyết và quản lý bài toán lưu trữ cho Việt Nam.

Ông Nguyễn Hoàng Minh, Tổng Giám đốc Công ty TNHH FPT IS, đơn vị triển khai nền tảng Lưu trữ số quốc gia, phát biểu tại Hội nghị.

Đại diện đơn vị công nghệ, ông Nguyễn Hoàng Minh, Tổng Giám đốc FPT IS, đơn vị triển khai nền tảng Lưu trữ số quốc gia, chia sẻ: Chuyển đổi số nói riêng và lưu trữ số nói chung đã và đang trở thành một yếu tố không thể thiếu trong sự phát triển của mọi tổ chức và nền kinh tế, đặc biệt khi năm 2050 số lượng tài liệu lưu trữ được dự đoán sẽ tăng lên 1000 lần. Luật Lưu trữ mới đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong việc định hình và quản lý hệ thống lưu trữ số quốc gia. Trong bối cảnh đó, FPT IS vinh dự là một trong các đơn vị tiên phong trong việc nghiên cứu và áp dụng chuẩn hệ thống lưu trữ mở OAIS vào lĩnh vực quản lý lưu trữ tại Việt Nam.

Điểm mới của Luật và những thách thức đặt ra

Trong nội dung “Luật Lưu trữ năm 2024 và những yêu cầu đặt ra với Lưu trữ số”, tiến sĩ Nguyễn Thị Chinh, Trưởng Phòng Quản lý văn thư lưu trữ II, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, đã giới thiệu, phân tích các nội dung chính, điểm mới của Luật. Trong đó có các quy định, cơ sở rõ ràng về chính sách lưu trữ số đáp ứng yêu cầu về chuyển đổi số gồm các vấn đề về cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ số, các chuẩn kỹ thuật lưu trữ để các cơ quan, tổ chức hiểu rõ và làm cơ sở triển khai.

Đánh giá về các thách thức trước bài toán lưu trữ số, TS. Nguyễn Thị Chinh cho rằng, trong khi bài toán về nền tảng lưu trữ số quốc gia đã nhận được lời giải thì bài toán đặt ra cho các đơn vị, doanh nghiệp vẫn còn đó, trở thành vấn đề trăn trở. Hiện nhiều tổ chức chưa có hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ, trong khi đó tài liệu đã được số hóa nhưng chưa được và khai thác và phát huy giá trị đáp ứng nhu cầu thông tin của xã hội.

Cùng góc nhìn này, chia sẻ về nhu cầu và thách thức khi triển khai lưu trữ số - PGS.TS. Vũ Thị Phụng, Phó Chủ tịch Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam, đưa ra những vấn đề đáng suy nghĩ. Đó là nhận thức về lưu trữ số trong các đơn vị còn hạn chế và lúng túng, việc thực hiện nhiệm vụ lưu trữ số đang chưa có sự đồng bộ giữa đơn vị công nghệ và đơn vị chuyên môn trong các cơ quan. Với trình độ chuyên môn, số lượng nhân lực và ngân sách chi cho hoạt động lưu trữ còn hạn chế, các vấn đề về nhập liệu, chỉnh lý và số hóa, xác thực bảo mật theo quy định Luật Lưu trữ (sửa đổi) 2024 mới ban hành là các bài toán đầy thách thức mà các đơn vị cần có hành động và sự chuẩn bị kịp thời ngay từ bây giờ.

Một số đại biểu là chuyên gia trong ngành lưu trữ và công nghệ tham gia sự kiện.

Lời giải chuyên môn và công nghệ

Luật Lưu trữ năm 2024 mở ra một thay đổi toàn diện trong công tác lưu trữ, đặc biệt gắn với bài toán lưu trữ số và sự tham gia của công nghệ. Tại sự kiện, với tư cách là đơn vị đối tác công nghệ đồng hành cùng các bài toán của quốc gia, địa phương trong 30 năm qua, các chuyên gia FPT IS đã đưa ra các góc nhìn công nghệ và giới thiệu các giải pháp đảm bảo lưu trữ lâu dài hồ sơ, tài liệu có chữ ký số, lưu trữ số ứng dụng giải pháp ArchiveNex, giải pháp số hóa dữ liệu FPT - iSoma…

Ông Nguyễn Trung Hiếu, Giám đốc Giải pháp Lưu trữ số ArchiveNex – FPT IS, chia sẻ chi tiết: Hiện nay, mặc dù đã quan tâm đến lưu trữ điện tử, nhưng phần lớn các cơ quan, tổ chức cơ bản đang chưa có hệ thống số hoá và quản lý lưu trữ có kiến trúc phù hợp đảm bảo cả 3 mục tiêu: Lưu trữ an toàn, Bảo quản lâu dài, Khai thác hiệu quả cũng như chưa có kiến trúc chung để tạo dựng nền tảng chia sẻ, phát huy tối đa giá trị của hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Để giải quyết vấn đề này, FPT IS đã xây dựng giải pháp phần mềm ArchiveNex dựa trên kinh nghiệm xây dựng nền tảng lưu trữ số quốc gia đảm bảo tuân thủ mô hình OAIS - ISO 14721:2012 đạt chuẩn thế giới.

Cụ thể, ArchiveNex đảm bảo hỗ trợ từ khâu tiếp nhận, bóc tách dữ liệu phục vụ biên tập thông tin tài liệu, giúp tổ chức quản lý lưu trữ hiệu quả hồ sơ lâu dài; tới khai thác và truyền nộp thông tin liên ngành hoặc tới các tổ chức lớn. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thể dễ dàng chuyển đổi lưu trữ số an toàn, bảo mật tuyệt đối; đảm bảo khả năng tìm kiếm, truy cập thông tin nhanh chóng, chính xác cùng khả năng phục hồi cao và tính tương thích với các hệ thống khác nhau…

Để đầu vào dữ liệu lưu trữ được số hóa chuẩn từ nguồn, FPT IS cũng đã sẵn sàng giải pháp số hóa dữ liệu iSoma - số hóa tài liệu giấy, hình ảnh, âm thanh, bản sao số các di sản văn hóa đa dạng quy mô, với dịch vụ xử lí số trên nền tảng số hoàn chỉnh từ bước phân tích nhu cầu lưu trữ đến tạo nội dung với các công nghệ AI tiên tiến nhất. Dữ liệu đầu ra được thể hiện đa dạng cách thức như các ấn phẩm in, thiết bị điện tử - web based và cả trên môi trường thực tế ảo.

Nhằm xác thực tài liệu lưu trữ điện tử được ký số có thời hạn bảo quản lâu dài, vĩnh viễn, Ths. Nguyễn Anh Tú, Giám đốc Trung tâm Hỗ trợ kỹ thuật - Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin - Ban Cơ yếu Chính phủ, cho biết từ hiện trạng các quy định của pháp luật, thực trạng sử dụng hồ sơ, tài liệu điện tử và tình hình triển khai chữ ký số tại Việt Nam, Ban Cơ yếu Chính phủ đã nghiên cứu và triển khai trong thực tế giải pháp đảm bảo bất kỳ loại đối tượng dữ liệu nào khi được xác thực sẽ được bảo chứng về tính toàn vẹn, xác thực và tồn tại theo thời gian của đối tượng dữ liệu.

Diễn ra song song bên lề sự kiện là triển lãm các sản phẩm Made by FPT IS tại triển lãm giải pháp công nghệ lưu trữ, bao gồm: Giải pháp “Bản sao số lưu trữ số hóa” từ bộ giải pháp công nghệ 3D và thực tế ảo akaVerse, giúp ứng dụng các công nghệ mới trong lưu trữ/bảo tàng vật phẩm lịch sử, văn hóa…; Các giải pháp số hóa tài liệu iSoma; Giải pháp Quản lý và lưu trữ tài liệu pháp lý FPT.LDMS, Giải pháp Lưu trữ điện tử ArchiveNex; Hệ thống văn phòng số d-Office giúp tạo nên hệ thống phần mềm toàn diện cho quy định về lưu trữ số.

Khách mời tham quan trải nghiệm tại triển lãm công nghệ Made by FPT IS.

Với các góc nhìn song hành của nhà quản lý, nhà chuyên môn và nhà công nghệ, sự kiện có ý nghĩa khởi xướng và mở ra những hướng đi mới hiệu quả cho công tác lưu trữ tại các đơn vị, tổ chức trên toàn quốc. Trong thời gian tới, Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cùng các đơn vị công nghệ tiên phong như FPT IS sẽ tiếp tục đưa ra những thông tin, giải pháp cụ thể, cùng kiến tạo các giá trị để thay đổi, đóng góp cho quốc gia và các địa phương, đúng theo tinh thần The Next in Archive.