Hóa đơn điện tử: Tăng minh bạch, giảm rủi ro

Sau kê khai, nộp thuế và hoàn thuế, giờ đến lượt hóa đơn cũng đang được ngành Thuế Thái Nguyên tích cực triển khai thực hiện theo phương thức điện tử. Qua đó, đã giúp doanh nghiệp (DN) giảm đáng kể thời gian trong thực hiện các thủ tục về thuế, đồng thời tăng thêm tính minh bạch, tạo môi trường kinh doanh bình đẳng, lành mạnh và giảm thiểu rủi ro trong quá trình sử dụng, lưu trữ so với việc sử dụng hóa đơn giấy…

Hơn 1 năm trở lại đây, sau khi có chủ trương, định hướng của Chính phủ và Bộ Tài chính, ngành Thuế Thái Nguyên đã bắt đầu triển khai và có cơ chế hỗ trợ, khuyến khích các DN lớn, sử dụng nhiều hóa đơn chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT).

Để các DN nắm được tinh thần này, tại nhiều diễn đàn của Ngành, HĐĐT là nội dung được Cục Thuế ưu tiên đề cập. Cùng với đó là sự tăng cường phối hợp với các nhà cung cấp phần mềm HĐĐT như Viettel, VNPT. Nhờ đó, đến nay, 100% DN trên địa bàn đều đã nắm được chủ trương sử dụng HĐĐT thay cho hóa đơn giấy. Trong số này, có 582 DN chính thức đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan Thuế.

Do phần lớn trong số này đều là những DN, đơn vị lớn, sử dụng nhiều hóa đơn nên về số lượng tuy chỉ chiếm khoảng 12% số DN trên địa bàn sử dụng HĐĐT, nhưng nếu tính tổng lượng hóa đơn được sử dụng bằng phương thức điện tử trên tổng hóa đơn được phát hành, sử dụng, thì tỷ lệ này là cao hơn rất nhiều.

Là một trong những đơn vị sử dụng hóa đơn nhiều nhất tỉnh, chỉ tính riêng năm 2017, Bệnh viện Trung ương Thái Nguyên đã sử dụng 180 nghìn hóa đơn cho người bệnh. Riêng kinh phí để mua số hóa đơn này là 80 triệu đồng; cùng với đó, phải có 1 cán bộ làm công tác lưu trữ và làm báo cáo hóa đơn. Nhưng kể từ tháng 8-2018, đơn vị này đã sử dụng HĐĐT thay cho hóa đơn giấy nên đã giúp công tác lưu trữ và quản lý hóa đơn của đơn vị nhàn đi rất nhiều.

Chị Nguyễn Thị Thái, Tổ trưởng Tổ thu viện phí, Phòng Kế toán của Bệnh viện chia sẻ: Nếu như trước đây, mỗi bệnh nhân, Bệnh viện đều phải in 1 phiếu để lưu chứng từ cộng với 1 hóa đơn đưa cho người bệnh, thì nay, chỉ cần in 1 tờ phiếu thu đưa cho người bệnh là đủ. Không chỉ giảm được 1 tờ giấy/bệnh nhân mà thời gian in phiếu cũng được rút ngắn hơn, cùng với đó là giảm được số chữ ký và đóng dấu, giúp việc giải phóng bệnh nhân trở nên nhanh chóng, thuận tiện hơn. Những trường hợp viết sai hóa đơn trước đây, phải thu hồi lại hóa đơn từ bệnh nhân, thì nay, cán bộ kế toán có thể tự hủy. Song có lẽ tiện ích hơn cả chính là khâu lưu trữ và tìm kiếm. Trước do lượng hóa đơn phải lưu trữ quá lớn, trung bình mỗi tháng khoảng là 15 nghìn tờ, tương ứng với 1 bao tải nặng nên mỗi lần cần tìm lại 1 hóa đơn nào đó sẽ rất khó để có thể tìm được, nhưng nay, với HĐĐT, chỉ cần một hai thao tác đơn giản là đã cho ra kết quả.

Ở một góc độ khác, chị Lê Thị Quỳnh, Kế toán trưởng Công ty TNHH Toyota Thái Nguyên chia sẻ: Tất cả các khâu liên quan đến nghiệp vụ thuế giờ đều đã được điện tử hóa nên DN chỉ còn tiếp xúc với cán bộ thuế khi tổ chức tập huấn và trong quá trình thanh, kiểm tra. Điều này giúp giảm đáng kể thời gian cho DN, đồng thời cũng hạn chế được tối đa những phiền hà, tiêu cực có thể phát sinh.

Chị Quỳnh cũng không ngần ngại chia sẻ: Nếu như trước đây, theo yêu cầu của khách, có lúc, bộ phận kế toán vẫn thường dành lại một hai số hóa đơn để hôm sau mới viết. Nhưng nay, kết thúc ngày làm việc, bộ phận kế toán phải chốt số hóa đơn ngay. Vì thế, không có chuyện tồn đọng hóa đơn. Chính điều này giúp Công ty quản lý được công nợ dễ dàng, kịp thời; bộ phận kế toán nhờ đó cũng có thời gian hơn để đôn đốc công nợ. Do đó, tỷ lệ công nợ quá hạn của Công ty đã giảm rõ rệt, từ 20% xuống còn 11%. Ngoài ra, với việc sử dụng HĐĐT, Công ty không còn phải cử người trực tiếp mang hóa đơn cho khách hàng hoặc mất phí để chuyển phát nhanh, mà chỉ cần gửi hóa đơn đó vào địa chỉ email của khách là đủ. Nhiều khách hàng cho biết, việc Toyota Thái Nguyên sử dụng HĐĐT đã giúp họ có thêm niềm tin về sự minh bạch, do đó tạo thêm được thiện cảm rất lớn đối với khách hàng.

Anh Đặng Hữu Mạnh, Giám đốc Phòng Kế hoạch, tổ chức, DN của VNPT Thái Nguyên chia sẻ: Rất nhiều DN sau khi tìm hiểu đã lập tức sử dụng HĐĐT thay cho hóa đơn giấy mặc dù theo lộ trình, họ chưa cần phải thực hiện ngay. Tính đến tháng 12-2018, đã có hơn 500 DN trên địa bàn đăng ký sử dụng HĐĐT qua VNPT, trong số này có 164 khách đã chính thức sử dụng, số còn lại do lượng hóa đơn giấy vẫn còn nên sẽ sử dụng từ năm 2019. Tùy vào số lượng sử dụng nhiều hay ít của mỗi DN mà chi phí cho việc sử dụng HĐĐT cũng rẻ hơn hóa đơn giấy từ 30-90%. Cùng với đó là tiết kiệm được nguồn nhân lực trong thực hiện nhiệm vụ kế toán. Đặc biệt là trong khâu lưu trữ sẽ không còn là nỗi ám ảnh đối với các DN, bởi toàn bộ công việc này đều được nhà cung cấp dịch vụ như VNPT đảm nhận, trong 10 năm hoặc vĩnh viễn theo yêu cầu của khách.

Cũng theo anh Đặng Hữu Mạnh: Việc sử dụng HĐĐT đối với DN là hết sức đơn giản, bởi đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ có trách nhiệm đảm bảo phần mềm cho DN. Vì thế, chỉ sau 3-5 ngày làm quen, kế toán các DN đều đã có thể vận hành một cách trơn tru.

Không chỉ mang lại nhiều lợi ích thiết thực đối với DN, HĐĐT còn giúp cơ quan thuế dễ dàng hơn trong việc kiểm tra, kiểm soát. Nói như anh Hoàng Huy Hiệp, Phó phòng Hành chính - Quản trị - Tài vụ - Ấn chỉ, Cục Thuế tỉnh: Chỉ cần một “ click” là có thể tìm kiếm được thông tin hóa đơn từ bất cứ thời điểm nào trước đó. Đặc biệt, việc sử dụng HĐĐT còn là giải pháp quan trọng chống tình trạng hóa đơn giả, mất hóa đơn…, qua đó góp phần tạo môi trường minh bạch giữa các DN. Với những lợi ích thiết thực này nên thời gian qua, ngành Thuế Thái Nguyên đã rất tích cực tuyên truyền, khuyến khích và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho DN. Do đó, so với các tỉnh, thành trong cả nước, số lượng DN sử dụng HĐĐT của Thái Nguyên được đánh giá là cao.

Theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12-9-2018 của Chính phủ quy định về HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì chậm nhất đến ngày 1-11-2020, tất cả DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải sử dụng HĐĐT, thay cho hóa đơn giấy. Với những kết quả bước đầu mà ngành Thuế tỉnh đạt được, Thái Nguyên hoàn toàn có thể tự tin về trước kế hoạch như đối với việc kê khai, nộp thuế và hoàn thuế điện tử trước đó. Qua đó, giúp nâng cao tính minh bạch trong hoạt động của cơ quan thuế, cũng như của các DN trên địa bàn tỉnh.