Căn cứ Thể lệ Giải thưởng toàn quốc về thông tin đối ngoại năm 2016 (tác phẩm báo chí và sách), Hội đồng Giải thưởng toàn quốc về thông tin đối ngoại năm 2016 thông báo đến các cơ quan thông tấn, báo chí, cơ quan xuất bản, người Việt Nam ở trong và ngoài nước, người nước ngoài lựa chọn và gửi tác phẩm tham dự.
Thể lệ như sau: Bảy loại hình, thể loại được xét trao giải thưởng, gồm: báo in, phát thanh, truyền hình, báo điện tử, ảnh báo chí, ảnh phong cảnh và sách. Các tác phẩm dự giải bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài, dành cho công chúng là người nước ngoài hoặc người Việt Nam ở nước ngoài, được đăng tải trên các phương tiện thông tin đại chúng và phát hành trong nước và ngoài nước, trong thời gian từ ngày 1-1-2016 đến hết ngày 31-12-2016. Các tác phẩm phải bảo đảm tính chân thực, tính thuyết phục, có sức lan tỏa trong nước và quốc tế, được dư luận đánh giá cao, phục vụ tốt nội dung thông tin đối ngoại của Việt Nam.
Mỗi tác phẩm dự giải phải kèm thông tin về tác giả và bản giới thiệu khái quát về tác phẩm bằng tiếng Việt, gồm: loại hình, thể loại, nội dung chính, hoàn cảnh sáng tác, tính phát hiện, sức lan tỏa, hấp dẫn… của tác phẩm. Đối với báo in, báo điện tử, phải là bản in chính hoặc sao chụp rõ ràng từ báo in, báo điện tử. Tác phẩm phát thanh ghi lên đĩa CD, tác phẩm truyền hình ghi lên đĩa DVD hoặc USB; ghi rõ tên đơn vị, tác giả, tác phẩm, thể loại, thời lượng, thời gian phát sóng kèm văn bản phần lời của tác phẩm có xác nhận của đơn vị chủ quản. Đối với tác phẩm ảnh báo chí, ảnh phong cảnh, cùng với ảnh đã đăng trên báo, tạp chí, phải kèm theo ảnh phóng trên giấy ảnh cỡ 18 cm x 24 cm (ảnh đơn) và 12 cm x 18 cm (ảnh trong nhóm hoặc phóng sự ảnh). Đối với sách, phải là bản chính.
Các cơ quan thông tấn, báo chí, các cơ quan xuất bản, các bộ, ngành và địa phương, các cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài, các tổ chức hữu nghị Việt Nam cùng các tác giả trong và ngoài nước gửi tác phẩm dự thi trước ngày 31-3-2017, đến cơ quan thường trực Giải thưởng toàn quốc về thông tin đối ngoại lần thứ ba là Đài Tiếng nói Việt Nam, theo địa chỉ: Ban Thư ký biên tập và Thính giả, Đài Tiếng nói Việt Nam, 58 Quán Sứ, Hoàn Kiếm, Hà Nội; điện thoại: 04-62727127; Fax: 04.62727124; email: dieuphoichuongtrinhvov@gmail.com.
Lễ công bố và trao giải được tổ chức vào tháng 5-2017, tại Hà Nội. Đối với tác phẩm đoạt giải nhất, giải nhì và giải ba, phần thưởng gồm: Biểu trưng Giải thưởng toàn quốc về thông tin đối ngoại năm 2016 (tác phẩm báo chí và sách); Chứng nhận của Ban Tổ chức và tiền thưởng theo quy định. Đối với tác phẩm đoạt giải khuyến khích, phần thưởng gồm: Chứng nhận của Ban Tổ chức và tiền thưởng theo quy định.
