Ngày 24/7, Tiểu ban lễ tân, hậu cần, phục vụ (Ban Tổ chức Festival Trà Thái Nguyên - Việt Nam lần thứ hai, năm 2013) đã tổ chức cuộc họp để thống nhất kế hoạch chi tiết các nội dung công tác của Tiểu ban.
Để công tác lễ tân, hậu cần, phục vụ trước, trong và sau Festival Trà đảm bảo tiết kiệm, thiết thực, chu đáo và an toàn; huy động tốt nguồn lực của các cấp, ngành, đẩy mạnh công tác xã hội hóa phục vụ Festival Trà đạt hiệu quả cao, Tiểu ban đã xây dựng kế hoạch triển khai hoạt động khá chi tiết. Theo đó, trong phương án đảm bảo điện, nước, vệ sinh môi trường, cảnh quan đô thị, an toàn vệ sinh thực phẩm, công tác y tế đã phân công cụ thể cho các đơn vị liên quan và yêu cầu những đơn vị này phải lên kế hoạch phục vụ Festival ngay trong tháng 8. Đối với công tác lễ tân, việc lập danh sách khách mời đã được xây dựng trong tháng 7, việc thiết kế, in giấy mời sẽ được thực hiện trong tháng 9 và phát hành giấy mơi bắt đầu từ tháng 10 cho đến khi sự kiện diễn ra (đầu tháng 11/2013)…
Căn cứ vào số lượng, thành phần đại biểu đã được xác nhận tham dự Festival, Tiểu ban cũng sẽ xây dựng kế hoạch chi tiết và tổ chức đón tiếp, bố trí nơi ăn, nghỉ cho đại biểu. Dự kiến Tiểu ban sẽ phải phục vụ trên 1.000 khách mời, trong đó có hơn 280 khách quốc tế. Cùng với đó, Tiểu ban cũng đã giao cho các đơn vị liên quan xây dựng phương án bố trí con người và phương tiện giao thông hướng dẫn, phục vụ đại biểu, trong đó tập trung vào việc tham mưu huy động các phương tiện đưa, đón đại biểu đảm bảo hiệu quả, hợp lý; bố trí lực lượng hướng dẫn, phục vụ các đoàn đại biểu tham gia Festival cũng như sắp xếp, hướng dẫn vị trí ngồi của đại biểu tham dự lễ khai mạc và bế mạc Festival…
Tại buổi họp, các đại biểu đều nhất trí với kế hoạch mà Tiểu ban đã xây dựng và thống nhất sẽ thực hiện tốt theo nhiệm vụ được phân công.
