Những đóng góp thầm lặng

Trong hoạt động của văn phòng cấp ủy, công tác lưu trữ đóng vai trò rất quan trọng. Công việc thầm lặng này đã giúp bảo quản, khai thác hiệu quả các nguồn tài liệu để phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học, cũng như tra cứu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan.

Tại kho lưu trữ của Văn phòng Huyện ủy Định Hóa, hiện có tổng cộng 643 cặp, với hàng vạn tài liệu của Huyện ủy Định Hóa, các ban và đơn vị trực thuộc đang được bảo quản tốt. Tất cả đều là bản chính, nguyên gốc nên có tính chân thực cao. Trong số này, có nhiều tài liệu đã ra đời cách đây hơn 50 năm có giá trị rất lớn cho công tác nghiên cứu. Toàn bộ số tài liệu trên đều được sắp xếp ngăn nắp, khoa học.

Theo quy định, quy trình lưu trữ tài liệu gồm nhiều bước: Thu thập, chỉnh lý, bảo quản và hướng dẫn tra cứu, khai thác tài liệu. Tất cả công việc này ở Văn phòng Huyện ủy Định Hóa đều được chị Dương Lệ Dung, cán bộ văn thư, kiêm lưu trữ của Văn phòng Huyện ủy đảm trách. Công việc của chị Dung là định kỳ 6 tháng sẽ thu thập tài liệu của Thường trực Huyện ủy, các Ban và đoàn thể trực thuộc. Đối với Đảng ủy cấp xã, thị trấn, tài liệu được cơ sở tự mang đến giao nộp kho lưu trữ. Bước tiếp là chỉnh lý tài liệu. Đây là khâu đòi hỏi nhiều thời gian, sự tỉ mỉ và cẩn trọng nhất. Việc chỉnh lý bắt đầu bằng việc phân loại sơ bộ tài liệu thành các nhóm theo tiêu chí thời gian hoặc nhiệm kỳ của cấp ủy. Trên cơ sở phân loại sơ bộ, cán bộ chuyên môn sẽ lập hồ sơ, sắp xếp tài liệu vào cặp theo trình tự thời gian, trình tự giải quyết vấn đề hoặc diễn biến sự việc, có kèm mục lục và đánh số trang của tài liệu. Mục đích của công việc này là cố định tài liệu khoa học, đảm bảo không bị thất lạc và tiện cho việc tra cứu, khai thác thông tin. Chị Dương chia sẻ: “công việc bình thường đã nhiều, song vào những dịp như Đại hội Đảng bộ huyện lại càng lớn hơn. Số lượng tài liệu thu thập về nhiều, đòi hỏi phải phân loại và chỉnh lý ngay nên tôi phải tranh thủ ngoài giờ hành chính để làm việc”. Sau khi đã chỉnh lý, sắp xếp lên giá, việc bảo quản tại kho phải được thực hiện trong điều kiện quy định nghiêm ngặt về ánh sáng, nhiệt độ và độ ẩm không khí. Định kỳ theo quý, cán bộ lưu trữ sẽ kiểm tra tình trạng của tài liệu và có biện pháp xử lý phù hợp.

Từ năm 2010 tới nay, bộ phận lưu trữ đã thu về kho hơn 100 cặp tài liệu của Thường trực Huyện ủy, các ban, văn phòng và các đoàn thể trực thuộc. Từ năm 2006, bộ phận lưu trữ đã thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lưu giữ tài liệu. Đến năm 2010, huyện đã hoàn thành việc cập nhật các nghị quyết, chỉ thị và văn bản có giá trị vĩnh viễn vào mạng thông tin nội bộ. Đến nay, bộ phận này cũng đã hoàn thành việc cập nhật cơ sở dữ liệu văn kiện Đảng bộ huyện khóa XII nhiệm kỳ 2010-2015. Nâng tổng số tài liệu cập nhật trong mạng nội bộ là hơn 5 nghìn bản ghi, với hàng vạn trang.

Nhờ làm tốt công tác bảo quản, lưu trữ nên mặc dù với số lượng lớn tài liệu được lưu giữ qua nhiều thời kỳ, nhiều năm tháng, tất cả đều được lựa chọn, sắp xếp ngăn nắp, khoa học ở Văn phòng Huyện ủy. Qua đó đã đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu nhanh chóng, chính xác theo yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo của Huyện uỷ và công tác nghiên cứu biên soạn lịch sử Đảng. Chỉ tính riêng năm 2012, kho lưu trữ đã phục vụ hơn 100 người tra cứu, giải quyết chế độ chính sách và biên soạn 3 cuốn lịch sử Đảng bộ cấp xã.