Hiện đại hóa công tác bằng công nghệ thông tin

Nhiệm vụ chính của Văn phòng cấp ủy từ tỉnh đến các đảng bộ trực thuộc (VP) là phối hợp với các cơ quan chức năng tham mưu, phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ chính trị của Đảng bộ trên mọi lĩnh vực.

Đầu tiên phải nói đến việc tham mưu tổng hợp. Sau mỗi kỳ Đại hội Đảng, VP lại khẩn trương giúp cấp ủy ban hành quy chế làm việc, chương trình công tác toàn khóa; chương trình hội nghị cả năm, làm việc hằng tháng, hằng tuần. Định kỳ hằng tháng, hằng quý, VP giúp Thường trực tổ chức các hội nghị triển khai, tổ chức, thực hiện các chỉ thị, nghị quyết của TW và của tỉnh nhằm cụ thể hóa từng nhiệm vụ trọng tâm, từng khâu đột phá. Sau mỗi hội nghị của cấp ủy, VP lại nhanh chóng biên tập, hoàn thiện các văn bản để ban hành, đảm bảo đúng tinh thần chỉ đạo của Thường trực. 3 năm nay, VP đã giúp cấp ủy tổ chức trên 1.000 cuộc họp; thẩm định, ban hành hàng chục nghìn văn bản chỉ đạo của cấp ủy. Riêng VP Tỉnh ủy đã ban hành 112 kết luận, 101 chỉ thị, 8 nghị quyết thuộc các lĩnh vực.

Mảng việc thứ 2 không kém phần quan trọng của VP là thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo. Cụ thể là xây dựng các báo cáo định kỳ, đột xuất gửi cấp trên; tiếp nhận thông tin để xử lý theo chỉ đạo và giải quyết các vấn đề nổi cộm phát sinh của cơ sở. Chưa kể các công việc khác như thư từ, tiếp công dân; văn thư, lưu trữ, cơ yếu; tài chính, quản trị; tổ chức cán bộ… những cán bộ văn phòng thực sự bận bịu với hàng “núi” công việc đòi hỏi phải sáng tạo, nhanh nhậy, trí tuệ và tỉ mỉ.

Để phục vụ cấp ủy khai thác thông tin nhanh, chính xác, đồng thời đảm bảo bí mật, an toàn, văn phòng các Đảng bộ trực thuộc đã số hóa toàn văn các văn bản do cấp ủy ban hành, sử dụng thống nhất hệ điều hành tác nghiệp Lotus Notes để quản lý. Ông Ngô Thế Bình, Chánh văn phòng Huyện ủy Đại Từ tâm đắc chia sẻ về quy trình ban hành văn bản qua mạng. Theo ông, đến nay, hầu hết lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên các ban Đảng của Huyện ủy Đại Từ đều sử dụng thành thạo quy trình trên phần mềm Lotus Notes (quản lý và điều hành tác nghiệp). Văn bản do các ban tham mưu cho cấp ủy ban hành nhất thiết phải chuyển file đính kèm cho Chánh Văn phòng duyệt phát hành và trình ký, không có hiện tượng các ban tự lấy số tại văn thư và trình ký. Với cách làm này, 3 năm nay các văn bản của cấp ủy không bị thất lạc, sai sót về nội dung, thể thức; tiết kiệm được thời gian tra cứu, minh bạch các quy trình giải quyết thủ tục hành chính.

Nhận thấy những tiện ích do công nghệ thông tin (CNTT) mang lại, Thành ủy Thái Nguyên cũng đặc biệt quan tâm đến việc áp dụng vào công tác VP. 3 năm qua, Thành ủy đã ban hành 15 văn bản liên quan đến việc quản lý, sử dụng mạng, đầu tư thiết bị, đảm bảo an toàn bảo mật, rà soát bổ sung quy trình làm việc, quy trình xử lý văn bản, chuẩn hóa thể thức, biểu mẫu phù hợp, giảm bớt việc trùng lắp, chồng chéo. Ông Nguyễn Hoàng Mác, Chánh Văn phòng Thành ủy cho biết: hiện nay, mỗi cán bộ công chức của Thành ủy đều được trang bị 1 máy vi tính để soạn thảo văn bản, trao đổi, xử lý thông tin qua mạng. Khi triển khai hệ thống Lotus Notes, Văn phòng đã làm các việc: ban hành lịch công tác, theo dõi chương trình làm việc, gửi - nhận văn bản, xử lý công văn, quản lý đơn thư trên mạng. Từ đó đã giảm lượng giấy, mực in ấn. Chưa kể, 100% các “kho” dữ liệu ở các ban xây dựng Đảng đã được “số” hóa, khi cần tra cứu tìm kiếm rất nhanh chóng, chính xác. Các văn bản đi/đến của Thành ủy cũng được scan, đưa vào kho lưu trữ phần mềm nên rất thuận lợi cho chuyên viên, lãnh đạo truy cập, tìm kiếm thông tin, năng suất lao động từ đó tăng hơn, chi phí hành chính giảm. Tương tự, ở Văn phòng Huyện ủy Đồng Hỷ, các văn bản những năm trước cũng được đánh máy lại để nhập file vào kho lưu trữ. Trong 3 năm, đã có 4.603 file văn bản được “mềm” hóa, thuận lợi cho việc tìm kiếm, tra cứu qua mạng nội bộ.

Rõ ràng, việc ứng dụng CNTT đã làm thay đổi thói quen, lề lối, tạo ra phong cách làm việc mới của cán bộ, quan trọng hơn là nâng cao chất lượng công việc VP. Vì vậy các Đảng bộ đều khẳng định tiếp tục đầu tư ứng dụng CNTT mạnh hơn. Tuy nhiên, điểm “mắc” hiện nay là các máy chưa đồng bộ, số máy có cấu hình thấp còn nhiều nên khó khăn trong tác nghiệp. Ông Nông Minh Tuấn, Chánh văn phòng Huyện ủy Võ Nhai cho biết: Đa số các máy sử dụng tại Huyện ủy Võ Nhai ra đời trước năm 2000. Trong khi Trung tâm CNTT Văn phòng Tỉnh ủy đã sử dụng hệ điều hành tác nghiệp Lotus Notes 8.0, thì Võ Nhai vẫn sử dụng phần mềm Lotus Notes 4.0, nên khó tương thích. Khó khăn này cũng là tình hình chung ở các Đảng bộ trực thuộc, đã cản trở phần nào việc hiện đại hóa công tác VP bằng CNTT.