Dịch vụ công là phục vụ

Cụm từ này đã trở thành “khẩu quyết” của tập thể công chứng viên, người lao động làm việc tại Phòng Công chứng số 1 (Sở Tư pháp). Bởi những cán bộ làm việc ở đây đã nhận thức rõ dịch vụ công chứng, chứng thực là phục vụ nhân dân. Chính vì vậy, ngoài sự mẫn cán, mỗi, công chứng viên, người lao động làm việc tại đây đều có thái độ ứng xử đúng mực, cầu thị, cởi mở khi tiếp xúc với người dân…

“Tự làm mới mình”

10 năm trước, ai đến làm dịch vụ công chứng, chứng thực tại Phòng Công chứng số 1 cũng ái ngại bởi lúc nào cũng ngột ngạt vì đông nghịt người. Cảnh người dân chờ đợi cả ngày, đi lại lòng vòng vì thiếu giấy tờ diễn ra khá phổ. Giờ đã khác, bởi Nhà nước đã cho phép thành lập các phòng công chứng tư nhân nên người dân có thêm sự lựa chọn ngoài Phòng Công chứng số 1. Nhưng điều quan trong hơn là tập thể cán bộ của Phòng trong những năm gần đây đã có sự thay đổi đáng kể từ cung cấp dịch công sang phục vụ người dân và có nhiều giải pháp trong tổ chức triển khai nhiệm vụ chuyên môn theo hướng nhanh gọn, đúng pháp luật và hiệu quả.

 Mặc dù khu vực làm việc của Phòng Công chứng số 1 hiện nằm trong khuôn viên của Sở Tư pháp nhỏ hẹp nhưng được tập thể cán bộ đơn vị bài trí khá khoa học để đáp ứng đủ chỗ làm việc cho 7 cán bộ (3 công chứng viên, 4 chuyên viên và 2 cán bộ hợp đồng hỗ trợ); có bàn ghế ngồi chờ, nước uống dành cho người dân đến làm dịch vụ công chứng, chứng thực. Từng vị trí cán bộ của Phòng đều có biển hiệu đầy đủ tên, chức danh; vào ngày thứ 2 và thứ 6 hàng tuần 100% cán bộ mặc đồng phục (nữ mặc áo dài truyền thống, nam mặc áo trắng, quần tối mầu). Chị Nguyễn Thị Thùy Linh, Phó Trưởng Phòng Công chứng số 1 tâm sự: Những ngày đầu mặc đồng phục đi làm cũng thấy có chút bí bó nhưng khi duy trì ổn định rồi cũng thấy quen. Riêng đối với những cán bộ nữ của đơn vị khi mặc đồng phục là áo dài truyền thống rất duyên dáng, tự tin nên có hiệu ứng rất tốt với công việc, tạo được thiện cảm của người dân đến công chứng, chứng thực…

 Tất cả những điều “tự làm mới mình” đã tạo nên sự chuyên nghiệp cho tập thể cán bộ của Phòng Công chứng số 1 và người dân thấy được tôn trọng khi đến làm dịch vụ công chứng, chứng thực. Quy định giờ làm việc mùa đông, mùa hè đối với cơ quan Nhà nước đã rõ nhưng với công chứng viên và các cán bộ hỗ trợ tại Phòng việc đi sớm, về muộn là chuyện thường. Đây là tính đặc thù của hoạt động công chứng, chứng thực vì khi cần việc người dân đến sớm được giải quyết thủ tục là điều tất yếu nhưng những trường hợp cận giờ nghỉ vẫn được cán bộ của Phòng xử lý để giúp người dân không phải đi lại nhiều lần. Ngay tại Phòng có bố trí máy photo copy nên những trường hợp thiếu giấy tờ theo quy định cũng được sao chụp ngay để hoàn thiện hồ sơ, không phải đi lại lòng vòng như trước. Anh Nguyễn Văn Nam, ở phường Phú Xá (T.P Thái Nguyên cho biết: Lần đầu tiên tôi làm thủ tục chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất nên rất lúng túng từ việc kê khai giấy tờ theo quy định nên viết đi viết lại cả đống giấy vẫn chưa xong, đúng mẫu, không sao chụp đầy đủ giấy tờ tuỳ thân. Công chứng viên không bực mình mà dành thời gian hướng dẫn tỉ mỉ, giúp tôi hoàn thiện hồ sơ pháp lý.

Áp lực là động lực

So với 8 phòng công chứng (tổng số 24 công chứng viên được cấp phép hành nghề) trên địa bàn tỉnh, Phòng Công chứng số 1 được cơ quan quản lý, người dân đánh giá cao nhất vì mỗi năm giải quyết gần 50% số việc, 50% số phí (trên 8.400 việc/năm) và không để xảy ra sai xót lớn về nghiệp vụ chuyên môn. Tuy nhiên, khi làm việc với chúng tôi, công chứng viên Lương Hữu Phước, Trưởng Phòng Công chứng số 1 vẫn còn nhiều băn khoăn bởi các mục tiêu đổi mới hoạt động, nâng cao chất lượng dịch vụ của đơn vị vẫn chưa đạt được kết quả cao nhất như chủ trương của cấp uỷ đề ra. Điều tập thể cán bộ đơn vị đang phải nỗ lực là nâng cao chất lượng hoạt động chuyên môn nghiệp vụ và duy trì tinh thần, trách nhiệm làm việc mẫn cán, gương mẫu của cán bộ lâu dài, bền vững chứ không chốc lát, hình thức. Theo đó là tập thể cán bộ của Phòng phải giữ được đạo đức nghề nghiệp trước cạm bẫy vật chất... Thêm một mục tiêu mà tập thể cán bộ Phòng Công chứng số 1 đang đặt ra bức thiết là trau rồi kiến thức pháp lý, ngoại ngữ để xử lý những hợp đồng dân sự phức tạp, có yếu tố nước ngoài. Cùng với đó là đề xuất với cơ quan quản lý cấp trên tạo điều kiện bố trí nơi làm việc phù hợp với công năng để phục vụ người dân chu đáo hơn khi đến làm dịch vụ công chứng, chứng thực.

Áp lực công việc tại phòng Công chứng số 1 ngày càng lớn do giao dịch dân sự trong đời sống kinh tế - xã hội trên địa bàn tỉnh phát triển nhanh nhưng tập thể cán bộ của đơn vị này luôn đoàn kết, thống nhất, sẵn sàng chia sẻ khó khăn của nhau. Đây có lẽ là điều cốt yếu để tập thể đơn vị này gặt hái được thành quả thời gian quan và chinh phục những mục tiêu đặt ra trong thời gian tới.