Vấn đề tồn tại trong sử dụng và bảo mật thư điện tử

Cho dù thư điện tử có nhiều điểm yếu về bảo mật hay quá đơn giản trong quả lý hộp thư thì hàng triệu doanh nghiệp và doanh nhân vẫn tiếp tục sử dụng và phụ thuộc vào nó để tiến hành trao đổi hay thực hiện các thương vụ kinh doanh.

Theo các chuyên gia công nghệ thông tin thì nền tảng thư điện tử truyền thống đang có bốn vấn đề mà chúng ta chưa giải quyết toàn diện.

Thứ nhất, chúng ta quá quen dùng email là phương tiện truyền thông chính với hơn một phần ba người sử dụng thư điện tử đã trả lời email trong vòng vài giây. Thứ hai, chức năng quản lý hộp thư đến của hầu hết hệ thống thư điện tử đều rất kém. Các hệ thống thư điện tử thường rất khó sử dụng khi quá nhiều thư đến hay khó tìm được mối quan hệ giữa các thư điện tử, người gửi, nội dung hay sự kiện. Thứ ba, cách thức nội dung một bức thư điện tử thường giản đơn và dễ bị giả mạo. Hơn nữa, các tài liệu hay tệp đính kèm như ảnh, video lại không được quản lý chặt chẽ, dễ bị tội phạm mạng chèn các phần mềm đọc hại vào hay hướng đến các trang web để tiến hành một vụ tấn công không gian mạng khác. Thứ tư là không thể tắt được thư điện tử trên điện thoại thông minh khiến chúng ta có thể bị kết nối với công việc trong tất cả mọi thời điểm (24x7).

Tuy nhiên, bạn cũng có thể tham khảo một trong các hệ thống thư điện tử dưới đây để lựa chọn sử dụng thông qua một số đánh giá về cải thiện các vấn để nêu trên.

Dịch vụ thư điện tử Verse của IBM được cấp miễn phí và được xem như là hệ thống tích hợp giữa việc mượn ý tưởng của hộ thư đến của Gmail và sử dụng sức mạnh của cỗ máy tự học Watson để sắp xếp và tìm kiếm email. Hệ thống Verse tự sắp xếp các thư điện tử đến dựa vào nội dung thư đến và thói quen người dùng cùng khả năng tìm kiếm cực nhanh ở trong ứng dụng quản lý. Hệ thống Verse cũng cho phép tích hợp với các tài khoản mạng xã hội để đọc thư hay theo dõi được thư điện tử được dễ dàng hơn. Một tính năng khác của Verse là “co-working” giúp bạn có thể giới thiệu đồng nghiệp cùng tham gia trong tương tác thư điện tử sẽ làm giảm việc trùng lặp trong công việc và thời gian. Xét về tổng thể thì Verse đã có những giải quyết tốt trong quản lý hộp thư điện tử cùng với những tính năng nâng cao.

Dịch vụ WorkMail của Amazon là dịchvụ thư điện tử được thiết kế cho doanh ngân và được xem là sự tích hợp giữa các tính năng của Gmail và quản lý lịch (Calendar) của Microsoft. WorkMail cũng giúp bạn quản lý các tài khoản thư điện tử khác như Gmail, Hotmai. Nhược điểm lớn nhất của WorkMail là không giải quyết được vấn đề nào của các tồn tại trong nền tảng hệ thống thư điện tử.

Google Inbox được thiết kế dựa trên cải tiến giao diện của dịch vụ Gmail. Với Inbox bạn sẽ quản lý thư điện tử dễ dàng. Các thư điện tử có ghi vấn về an ninh mạng sẽ được tách ra khỏi hộp thư đến. Hơn nữa, bạn cũng có thể gắn nhãn hay thay đổi nhãn cho các thư điện tử.

Inbox của Google đã giải quyết được hai vấn đề của thư điện tử là quản lý hộp thư và bạn không cần phải kết nối công việc với hộp thư theo chế độ 24x7. Để giải quyết vấn đề luôn kết nối, Inbox của Google cũng cấp chế độ hoạt động như các ứng dụng chat và cũng cho phép bạn đặt chế độ nghỉ khi đang bận và hoạt động bình thường sau đó.