Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hộ tịch: Lợi ích “kép”

Từ tháng 2-2014, huyện Phổ Yên đã đầu tư 200 triệu đồng để tập huấn chuyển giao và cài đặt phần mềm quản lý hộ tịch Dtsoft cho phòng Tư pháp huyện và 18 xã, thị trấn trên địa bàn. Việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) này vừa giảm tải công việc cho cán bộ chuyên môn, góp phần giải quyết nhanh gọn các thủ tục liên quan đến hộ tịch đối với người dân.

Tiện cho người dân, lợi cho cán bộ

Có mặt ở bộ phận một cửa của UBND xã Phúc Thuận lúc 10 giờ ngày 4-4, chúng tôi thấy ông Đào Bá Cường, ở xóm Hang Dơi đang làm thủ tục khai sinh cho cháu nội thứ hai là Đào Thúy An, sinh ngày 13-3-2014. Ông đề nghị cán bộ tư pháp, hộ tịch lấy cho mình 1 bản chính và 8 bản sao. Sau khi nhập vào máy tính, viết sổ lưu, cán bộ tư pháp, hộ tịch trả cho ông Cường 9 bản giấy khai sinh. Nhận giấy tờ xong xuôi, ông Cường bảo: Bây giờ, đi làm giấy khai sinh nhanh thế chứ mấy năm trước, chờ các anh ấy viết tay từng này bản có khi nửa tiếng chưa xong.

Anh Nguyễn Văn Hòa, cán bộ tư pháp, hộ tịch xã Phúc Thuận vui vẻ tiếp lời ông Cường: Từ ngày sử dụng phần mềm quản lý hộ tịch, chúng tôi thấy công việc của mình làm chuyên nghiệp hẳn, nhanh gọn, tiết kiệm thời gian, không để người dân phải chờ đợi, đi lại nhiều. Tiện nhất là sử dụng phần mềm này, việc tổng hợp báo cáo cho lãnh đạo UBND xã và phòng Tư pháp huyện theo từng tháng, quý trở nên dễ dàng. Chỉ tính trong tháng 2, xã Phúc Thuận đã giải quyết 51 thủ tục liên quan đến mảng hộ tịch, tháng 3 là 94.

Rời UBND xã Phúc Thuận, chúng tôi có mặt ở bộ phận một cửa UBND thị trấn Ba Hàng. Chị Phạm Thị Hồng Vân, cán bộ tư pháp, hộ tịch sau khi tiếp nhận giấy tờ liên quan đã nhanh chóng làm thủ tục cấp lại giấy khai sinh cho chị Hoàng Thị Huyền hiện có hộ khẩu ở xóm 4, thôn Yên Ninh. Chị Huyền quê ở xã Phượng Tiến (Định Hóa), lấy chồng về thị trấn Ba Hàng từ năm 2007. Hiện, chị đang muốn nộp đơn đi làm công nhân ở Nhà máy Điện tử Sam sung nhưng bị mất giấy khai sinh bản gốc. Chỉ chưa đầy 10 phút, sau khi trình giấy chứng minh nhân dân và sổ hộ khẩu, chị nhận được 6 tờ giấy khai sinh bản chính và bản sao.

Chị Phạm Thị Hồng Vân cho biết: Việc sử dụng phần mềm quản lý hộ tịch, không chỉ tiện cho công dân, mà còn nhanh gọn cho cán bộ chuyên môn nữa. Với phần mềm quản lý hộ tịch, chúng tôi có thể cập nhật hoặc sửa đổi, trích xuất tất cả thông tin về hộ tịch, hộ khẩu của mọi người dân trong phạm vi quản lý.

Cũng như xã Phúc Thuận, thị trấn Ba Hàng, cán bộ chuyên môn ở những xã, thị trấn còn lại trên địa bàn và phòng Tư pháp huyện Phổ Yên đều có chung nhận xét: Từ khi đưa vào sử dụng phần mềm quản lý hộ tịch đã giảm tải cho công việc của các cán bộ trong quản lý, tra cứu các sự kiện hộ tịch công dân một cách khoa học, không tốn thời gian, kết xuất báo cáo nhanh, chính xác. Nếu trước đây làm thủ công viết tay, hoặc tìm sổ gốc hộ tịch hằng trăm trang mới thấy một sự kiện hộ tịch thì nay chỉ cần nhập dữ liệu mới, phần mềm tự động điền vào các phiên bản cần tới theo yêu cầu về thủ tục hành chính cá nhân, các truy xuất khác về hộ tịch đã đầy đủ.

Giúp công tác quản lý đi vào hệ thống

Ông Nguyễn Duy Việt, Trưởng phòng Tư pháp huyện Phổ Yên thông tin: Trong xã hội hiện nay, nhu cầu cải chính hộ tịch của người dân rất lớn, trong khi, cán bộ tư pháp cấp huyện phải xử lý 20 đầu việc, cấp xã, phường, thị trấn là 14 đầu việc. Nếu chỉ thực hiện với phương pháp thủ công truyền thống lưu giữ trên sổ sách là bất hợp lý và rất vất vả cho cán bộ, viên chức ngành tư pháp cấp huyện, xã.

Giữa năm 2013, Sở Tư pháp đã giới thiệu Công ty Dtsof có đủ năng lực cung cấp phần mềm đăng ký quản lý hộ tịch cho dự án ứng dụng CNTT trong quản lý hộ tịch tại huyện Phổ Yên. Sau khi thử nghiệm phần mềm, phòng Tư pháp đã lấy phiếu đánh giá, nhận xét của các địa phương. Cơ bản số đông ủng hộ Dtsoft vì phần mềm này cài đặt tại chỗ không phụ thuộc đường truyền internet, khả năng chỉnh sửa thao tác nhanh trên giao diện ứng dụng bằng tiếng Việt, phù hợp năng lực sử dụng CNTT của cán bộ cũng hạ tầng thông tin hiện tại của các xã, thị trấn.

Trên cơ sở đó, UBND huyện Phổ Yên đã quyết định đầu tư 200 triệu đồng để tập huấn và chuyển giao phần mềm kể trên đến phòng Tư pháp huyện và các xã, thị trấn, thực hiện từ đầu tháng 2-2014. Riêng cấp huyện có phần mềm riêng, khi các xã, thị trấn gửi báo cáo, cán bộ tư pháp huyện chỉ cần nhập bảng biểu của phần mềm vào là có kết quả tổng hợp toàn huyện, không cần cộng tay thủ công. Từ khi thực hiện toàn hệ thống đến nay, việc xây dựng mô hình quản lý khép kín từ lúc tiếp nhận đến lúc kết thúc về thủ tục hộ tịch được tiến hành đồng bộ, kịp thời. Nếu phòng Tư pháp huyện yêu cầu các địa phương nộp báo cáo đột xuất thì cán bộ cấp xã, thị trấn đều đáp ứng được một cách nhanh chóng.

Tuy nhiên, ông Nguyễn Minh Thắng, Phó Chủ tịch UBND thị trấn Ba Hàng mong muốn: thời gian tới, huyện nên tổ chức nhiều chương trình tập huấn sâu rộng cho các cán bộ chuyên môn, có mạng nội bộ trao đổi giữa các xã, thị trấn.

Bên cạnh đó, điều mà các lãnh đạo địa phương cũng như cán bộ đều mong muốn thời gian tới được cấp trên quan tâm đầu tư đồng bộ việc sử dụng phần mềm trong quản lý nhân, hộ khẩu nơi cư trú (với cơ quan công an), mảng lao động, thương binh xã hội, để công việc quản lý, nắm bắt hồ sơ được thuận tiện hơn.