"Nguyên tắc vàng" cho công thư

“Nghiêm túc, chính xác, phổ thông, thống nhất là 4 nguyên tắc “vàng” về ngôn ngữ mà người có thẩm quyền ban hành văn bản hành chính phải nhớ trước khi bút phê”.

4 nguyên tắc “vàng” về ngôn ngữ

Theo TS. Đoàn Thị Tố Uyên, Trưởng bộ môn Xây dựng văn bản pháp luật (Trường Đại học Luật Hà Nội), yêu cầu vê ngôn ngữ trong văn bản quản lý phải khắt khe hơn rất nhiều các loại hình ngôn ngữ  khác do một bên chủ thể sử dụng ngôn ngữ là  chủ thể quản lý, mang quyền lực quản lý.

Ngôn ngữ văn bản hành chính phải đáp ứng được các thuộc tính. Thứ nhất, tính nghiêm túc, trang trọng, lịch sự, nếu không đạt được yêu cầu này, sử dụng ngôn ngữ đời thường thì sẽ  khiến người nhận văn bản cảm thấy phản cảm và uy tín, danh dự của chủ thể ban hành bị ảnh hưởng khiến mệnh lệnh khó thực hiện trong thực tiễn. 

Thứ hai, ngôn ngữ phải chính xác, từ dùng phải  một nghĩa để người ban hành, người thực thi đều hiểu theo một nghĩa, tránh suy diễn câu chữ,  hiểu thế nào cũng được, không đúng ý của nhà quản lý, làm giảm hiệu quả quản lý.

Thứ ba, ngôn ngữ văn bản phải phổ thông, dễ hiểu, để ở bất kỳ trình độ nào, trên mặt bằng lãnh thổ, vùng miền nào cũng có thể hiểu được,  không thể sử dụng từ quá chuyên môn, từ phương ngữ làm cho đối tượng đọc bị hiểu hạn chế, yếu tố quản lý cũng không đạt được.

Thứ tư, ngôn ngữ phải đảm bảo tính thống nhất, tránh việc cùng nội dung, chủ đề nhưng từ dùng tại các văn bản khác nhau.

Dù có điểm chung về ngôn ngữ như trên nhưng với mỗi loại văn bản thì yêu cầu từng thuộc tính được “nhấn nhá” khác nhau, văn phong, diễn đạt có nét riêng do mục đích giải quyết những công việc khác nhau.

“Đây là yêu cầu bắt buộc nhưng không phải ai cũng nắm được và lỗi này đã bị mắc khá nhiều. Tôi có thể lấy ví dụ, nghị quyết, quyết định, nội quy, quy chế, điều lệ thì văn phong nặng về quyền uy, tính nghiêm túc của ngôn ngữ cao hơn so với những văn bản khác, kết cấu nội dung chia hành điều khoản, là lệnh bắt buộc của cấp trên với cấp dưới và không có chiều ngược lại.

Văn phong  của các văn bản này càng ngắn gọn, cô đọng thì lệnh của lãnh đạo càng mang tính quyền uy. Còn nhóm văn bản hành chính thông thường thì theo văn phong nghị luận, nặng về diễn giải, không cô đọng, súc tích. Đó cũng chính là mục đích quản lý vì bất kỳ cơ quan quản lý nào đều sử dụng đồng thời hai phương pháp vừa mệnh lệnh, quyền uy ra lệnh, vừa giáo dục, thuyết phục.” - TS Uyên chia sẻ.

“Có thể  nhiều người điều chuyển công tác từ đơn vị này về đơn vị kia, họ chỉ có nghiệp vụ chuyên môn mà không có nghiệp vụ soạn thảo văn bản, cộng vào đó họ có tư duy người đi trước làm thế nào mình đi sau bắt chước như thế, Máy móc học mẫu của người đi trước chứ không biết sai hay đúng. Thực trạng này đang diễn ra rất phổ biến”, TS. Đoàn Thị Tố Uyên.

Cũng theo TS Uyên, riêng công văn - một loại văn bản hay sử dụng trong các cơ quan, đơn vị - thường gặp lỗi thiếu trang trọng, lịch sự, diễn đạt không đúng khiến người đọc hiểu sai.

Công văn là một bức thư giải quyết việc công cho nên thư nặng về tính trang trọng hơn các văn bản khác trong nhóm văn bản hành chính thông thường, bao giờ trong công văn cũng có cụm từ  kiểu như “trân trọng cảm ơn” , “kính đề nghị”. Công văn dù là của cấp trên với cấp dưới, dù ra lệnh thì vẫn không có tính áp đặt, cưỡng chế nếu như đối tượng áp dụng không thực hiện như mệnh lệnh trong quyết định.

Có dịp tiếp xúc với nhiều đối tượng là các học viên đã đi làm, TS Uyên thừa nhận tình trạng không phân biệt được lúc nào ký thay, thay mặt, thừa ủy quyền, thừa lệnh cũng phổ biến; người soạn văn bản không biết phải ký nháy vào chỗ nào của văn bản nên cứ nháy bất cứ chỗ nào thấy “thoáng”…

Sai theo “vết xe đổ”

Nguyên nhân của tình trạng trên được cho là do không hề biết các quy định liên quan và không được đào tạo bài bản. Một cán bộ văn phòng của một Bộ thú nhận với phóng viên: “Chúng tôi vẫn làm theo mẫu của những người đi trước, trong cơ quan, từ phông chữ đến các ký hiệu khác trong văn bản, còn không biết như vậy có đúng quy định hay không?”.

Thực tế buồn này cũng được TS Uyên nhìn nhận: “Có thể  nhiều người điều chuyển công tác từ đơn vị này về đơn vị kia, họ chỉ có nghiệp vụ chuyên môn mà không có nghiệp vụ soạn thảo văn bản, cộng vào đó họ có tư duy người đi trước làm thế nào mình bắt chước như thế, học theo mẫu của người đi trước chứ không biết sai hay đúng.

Thậm chí, nếu thấy cuả cơ quan mình không yên tâm thì lại lấy của cơ quan cấp cao hơn mình và cứ tưởng cấp cao hơn là ổn, chất lượng hơn. Đó là nguyên nhân sai rất phổ biến hiện nay”.

Thế nhưng nhìn rộng ra, riêng yêu cầu về ngôn ngữ hiện cũng chưa có văn bản quy định cụ thể. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật có yêu cầu về ngôn ngữ nhưng cũng rất chung chung. Được biết, riêng quyết định hành chính, Bộ Tư pháp đang soạn thảo Dự luật ban hành quyết định hành chính, với dự kiến sẽ đưa ra các  tiêu chí để nâng cao chất lượng  quyết định hành chính, trong đó có tiêu chí về ngôn ngữ.

Văn bản hành chính của hiệp hội, các tổ chức xã hội, doanh nghiệp lại chịu sự điều chỉnh của Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thì yếu tố về ngôn ngữ cũng rất mờ nhạt, chỉ yêu cầu diễn đạt đơn giản, dễ hiểu, dùng từ phổ thông.

Vì vậy, nhiều ý kiến cho rằng, để những văn bản của cơ quan, tổ chức ban hành có chất lượng, trước mắt cần phải đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ soạn thảo- điều mà lâu nay nhiều cơ quan, tổ chức chưa coi trọng. Việc tăng trách nhiệm từng chủ thể tham mưu ra văn bản cũng hết sức quan trọng, tránh tình trạng cứ ban hành rồi thản nhiên rút, không bị xử lý gì.