Máy hủy tài liệu được sử dụng như một giải pháp bảo mật thông tin hiệu quả và tiết kiệm cho tổ chức, cá nhân. Thị trường thiết bị này hiện rất đa dạng về mẫu mã, nhà sản xuất nhưng xét về cấu tạo, chúng được chia thành một số loại chính: hủy sợi, hủy vụn, hủy nhỏ... Một số loại còn có khả năng hủy ghim tài liệu, thẻ tín dụng, đĩa CD, USB, thẻ nhớ.
Theo khuyến cáo của các chuyên gia, để sử dụng máy hủy tài liệu được bền và ổn định, ngay khi mới mua về cần làm vệ sinh để bảo đảm hệ thống cắt bên trong không có bụi bẩn hoặc vật thể lạ có thể làm hỏng dao cắt. Sau khi sử dụng hoặc khi thùng đựng giấy vụn được báo đã đầy, cần tháo bộ phận này ra và dùng khăn mềm tẩm dung dịch cồn chuyên dụng lau sạch các bụi mực tồn dư. Khi lau, tuyệt đối tránh cho chất lỏng lọt vào khoang mô tơ. Đặc biệt lưu ý đến việc lau sạch lưỡi dao cắt giấy vì dầu bôi trơn giữ cho bụi giấy đọng lại, lâu ngày sẽ làm cho dao cùn. Nên thường xuyên tra dầu bôi trơn vào trục cuốn, giúp giảm thiểu tiếng ồn khi máy vận hành.
Khi mua và sử dụng máy hủy tài liệu cần tìm hiểu công suất hủy là bao nhiêu. Nếu máy chỉ cho phép hủy giấy thì nhất thiết không được cho các vật dụng khác vào. Ngoài ra, trong quá trình sử dụng cần đặt máy ở nơi khô ráo, tránh để tiếp xúc với nguồn nước.
