Họp trực tuyến - Bài toán có đáp số dương

Đến nay, nhiều người đã quen với việc tham gia các cuộc họp trực tuyến. Nhưng có lẽ chưa phải ai cũng hiểu hết hiệu quả và chuyện “bếp núc” của người làm công việc này.

Giá trị hữu hình tỷ lệ thuận với quy mô cuộc họp

Thực hiện chủ trương của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, hướng đến mục tiêu xây dựng chính phủ, chính quyền điện tử để nâng cao hiệu lực, hiệu quả  công tác chỉ đạo, quản lý và điều hành, tỉnh ta đã triển khai Dự án hệ thống truyền hình trực tuyến (THTT) có tổng mức đầu tư gần 17 tỷ đồng. Công trình gồm 13 điểm cầu, trong đó có 3 điểm cầu điều hành tại Ban Thường vụ Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Sở Thông tin - Truyền thông (TTTT); 10 điểm cầu cuối tại Hội trường Tỉnh ủy và 9 huyện, thành, thị.

Đưa vào hoạt động từ tháng 10/2011, đến nay, tỉnh ta đã xây dựng được 11 điểm cầu, trong đó có 3 điểm cầu điều hành và 9 điểm cầu tại các huyện, thành, thị. Toàn tỉnh đã tổ chức được gần 50 cuộc họp trực tuyến với TW và các địa phương. Tuy nhiên, cũng còn có ý kiến nghi ngờ hiệu quả của THTT, cho rằng chỉ đỡ công đi lại, trong khi những chi phí khác không  giảm.

 Về điều này, ông Lê Hữu Nhân, Trưởng phòng Quản lý công nghệ thông tin (Sở TTTT) cho biết: Hiệu quả lớn nhất không phải ở chỗ tiết kiệm chi phí đi lại như một số người nghĩ. Theo ông Nhân phân tích, có 3 cái lợi lớn của họp THTT: Thứ nhất, bảo đảm sự thống nhất, dân chủ, công khai, người phát ngôn là duy nhất, không “tam sao thất bản”, không cát cứ thông tin trong lãnh đạo, chỉ đạo điều hành. Nếu như trước đây, cán bộ cấp chuyên viên ít khi được dự các cuộc họp của TW, thậm chí ở cấp tỉnh tổ chức, chủ yếu nghe qua trưởng phòng truyền đạt lại. Nay có trực tuyến, số lượng người dự họp nhiều hơn, nhiều người cùng được nghe lãnh đạo tỉnh, TW truyền đạt trực tiếp, chính xác, khách quan. Thứ hai, THTT không bị giới hạn về địa lý, hạn chế tập trung đông người ở một chỗ, giảm áp lực về tổ chức, an ninh. Đơn cử, nếu mỗi điểm cầu có khoảng 20 - 50 người nghe triển khai công việc, sẽ rất nặng nề cho khâu chuẩn bị nếu 200 - 500 người này tụ họp lại một chỗ. Thứ ba, đó là tính lưu trữ cuộc họp. Sẽ không còn tình trạng “lời nói gió bay”, các cuộc THTT sẽ được lưu để có thể xem lĩnh hội và kiểm tra lại.

Bên cạnh việc tổ chức hội nghị, THTT sẽ rất hữu dụng đối với các chương trình tập huấn, đào tạo có quy mô lớn, mang tính thống nhất cao trên toàn tỉnh, toàn quốc. Ví dụ, để tập huấn về Tổng điều tra dân số, trước đây, Ban Chỉ đạo chương trình phải đến từng huyện để đào tạo đội ngũ làm công tác này, rất tốn thời gian, công sức. Nay, cả tỉnh chỉ cần tổ chức 1 lớp, 1 lúc tại 9 huyện, thành, thị, giảng viên vì thế có điều kiện để chuẩn bị bài giảng kỹ, sử dụng các công cụ hỗ trợ, chưa kể học viên các huyện có thể trao đổi trực tiếp qua màn hình… Chính vì những hiệu quả phân tích ở trên, nên các buổi THTT có quy mô tổ chức càng lớn thì giá trị hữu hình càng lớn.

Thiếu tiền, dự án đã chậm 1 năm so với kế hoạch

  Những lợi ích của THTT mang lại đã được chứng minh, nhưng tiếc rằng, đến thời điểm này, hệ thống giao ban điện tử đa phương tiện này mới đạt 75% mục tiêu đề ra. Hiện nay, ở các điểm cầu cấp huyện mới được trang bị 1 màn hình hiển thị (còn thiếu 2 màn hình so với thiết kế), người họp chỉ nhìn thấy điểm cầu chính hoặc các điểm cầu khác, khả năng tương tác vì thế bị hạn chế. Điều này đặc biệt ảnh hưởng đến việc thảo luận, chia sẻ thông tin trong các chương trình tập huấn cần phải sử dụng tài liệu, hoặc trình bày bằng bảng biểu. Cũng do dự án chưa hoàn thành nên đến nay UBND tỉnh chưa thể ban hành quy chế quản lý, khai thác, phân công trách nhiệm, phối hợp của từng đơn vị liên quan; cơ chế khen thưởng, kỷ luật, tài chính đảm bảo duy trì hệ thống. Mọi công việc đang giao cho Sở TTTT đảm nhiệm. Để tổ chức THTT, các chuyên viên của Phòng quản lý công nghệ thông tin phải tỏa đi các huyện chuẩn bị kỹ thuật hỗ trợ, xử lý sự cố nếu có. Bài toán về THTT rõ ràng có đáp số dương. Tuy nhiên, để xây dựng chính phủ điện tử như mong muốn, việc khai thác hết tính năng của THTT ở tỉnh ta vẫn còn nhiều việc phải làm.