Ứng dụng CNTT trong quản trị nhân lực - Hiệu quả nhiều mặt

Trước tình hình kinh tế đang gặp nhiều khó khăn, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp diễn ra gay gắt, nhiều doanh nghiệp đã chủ động ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị nhân lực để tinh giản bộ máy, tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả sản xuất, kinh doanh. Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại TNG là một trong những đơn vị đi đầu, thực hiện ứng dụng hiệu quả giải pháp này.

Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại TNG là doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực may mặc, với gần 8.000 lao động. Phần mềm CNTT trong quản trị nhân lực là một bộ phận thuộc phần mềm quản lý tổng thể quá trình sản xuất kinh doanh được đưa vào áp dụng từ năm 2011, do các kỹ sư của Công ty đưa ra dựa trên yêu cầu thực tế, với tổng kinh phí đầu tư khoảng 20 tỷ đồng. Phần mềm gồm các mô đun (phân hệ quản lý) như: điều hành, kỹ thuật, chất lượng sản xuất, tài sản, kế toán, đánh giá, nhân sự. Các phân hệ sẽ kết nối với nhau tạo thành một hệ thống đồng bộ, thể hiện thông tin và đưa ra các phân tích, đánh giá về quá trình sản xuất, kinh doanh của Công ty. Trong phần mềm quản trị nhân lực, thông tin cá nhân của mỗi cán bộ, nhân viên, người lao động được tổng hợp, lưu trữ dưới dạng một mã số cụ thể. Theo đó, mỗi người có khoảng 70 thông tin (gắn với việc tính các mức đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, lương, thưởng, công lao động...). Với công cụ này, toàn bộ hồ sơ, thông tin của người lao động được lưu trữ trên phần mềm và quản lý tập trung, tiện lợi cho việc tra cứu, cập nhật. Chỉ cần đăng nhập vào hệ thống, lãnh đạo Công ty có thể thấy ngay biểu đồ biến động nhân sự, các báo cáo đánh giá năng lực của nhân viên, các kế hoạch đào tạo, tuyển dụng… Từ đó, sẽ có cái nhìn tổng quan nhất, chính xác nhất về tình hình nhân lực để có thể đưa ra các quyết định điều chỉnh đúng đắn, kịp thời.

Anh Nguyễn Văn Sơn, Phó Phòng Tổ chức, hành chính - tổng hợp Công ty cho biết: Trước đây, để tra cứu hồ sơ một nhân viên, cán bộ quản trị nguồn nhân lực mất đến hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm. Phòng Nhân sự Công ty cần tới 13 nhân viên để tính công, lương, tra cứu thông tin, xử lý thắc mắc của người lao động mà vẫn không hết việc, thường xuyên phải làm thêm thứ 7, chủ nhật. Khi áp dụng phần mềm quản lý nhân lực chỉ còn cần 4 người, kéo theo tiết giảm được chi phí nhân sự, văn phòng khoảng 40 triệu đồng/tháng. Từ các thông tin hồ sơ, chúng tôi có thể "lọc" nhân viên từ khi tuyển dụng, hoạch định nhân lực từng bộ phận để sắp xếp phù hợp, tuyển dụng đúng thời điểm. Thông qua biểu đồ thể hiện số lao động vào, ra có thể biết sự biến động về lao động để từ đó có chính sách thu hút lao động. Chẳng hạn như từ dịp Tết Nguyên đán 2013 đến nay, căn cứ vào biểu đồ dự báo về tình hình lao động, Công ty đã kịp thời thu hút thêm 500 lao động. Thay cho việc đánh giá hiệu quả, năng suất lao động của công nhân theo cách thủ công, trên giấy tờ, chậm và dễ sai sót thì nay, nhờ có phần mềm này, hằng tháng, chúng tôi nhanh chóng tổng hợp danh sách khen thưởng, từ đó kịp thời động viên người lao động, giúp họ yên tâm sản xuất, gắn bó với Công ty.

Cùng với đó, nhờ áp dụng việc trả lương qua tài khoản, khối lượng công việc của bộ phận tài vụ - tiền lương được giảm bớt, người lao động cũng cảm thấy thoải mái hơn so với nhận lương bằng tiền mặt. Chị Vũ Thị Ngân, nhân viên quản lý lao động tại xưởng may, Chi nhánh Việt Đức của Công ty cho biết: Trước đây, có nhiều trường hợp công nhân thắc mắc về công lao động, tiền lương do nhân viên ghi chép tính nhầm. Đến ngày trả lương, cả phòng đều phải làm việc "tối mắt" để kiểm đếm, lập danh sách, chi trả cho hàng nghìn công nhân của chi nhánh. Việc trả lương qua tài khoản, chấm công bằng thẻ đã giúp cả phòng giảm được khoảng 50% khối lượng công việc.

Anh Nguyễn Huy Toàn, công nhân tổ may 2 cho biết: “Trước đây, để lấy lương, chúng tôi phải xếp hàng đợi rất lâu, nhiều khi còn bị trả nhầm. 2 năm nay, lương được trả qua thẻ vào khoảng thời gian (từ 10-15 hằng tháng) nên nhanh, chính xác mà đi đâu tôi cũng có thể sử dụng thẻ để rút tiền, rất tiện lợi. Khi làm, tôi chỉ nghĩ đến trách nhiệm, không nghĩ đến việc được khen thưởng, nhưng những đóng góp được ghi nhận khiến tôi rất cảm kích". Còn chị Ngô Thị Hiền, nhân viên Phòng Quản lý chất lượng chia sẻ: Tôi đã làm việc tại Công ty gần chục năm. Các chế độ cho người lao động đều được Ban lãnh đạo Công ty quan tâm. 2 năm gần đây, các chế độ như thai sản, bảo hiểm… được thực hiện nhanh và chính xác hơn. Tháng trước, tôi bị ốm phải nằm viện, tôi được Ban lãnh đạo, Công đoàn Công ty quan tâm, thăm hỏi, thanh toán bảo hiểm nhanh gọn và kịp thời. Tôi mong muốn được làm việc lâu dài tại Công ty. 

Trao đổi với chúng tôi, ông Nguyễn Văn Thời, Chủ tịch HĐQT, Tổng Giám đốc Công ty cho biết: Chi phí ban đầu để đầu tư ứng dụng CNTT rất tốn kém nhưng về lâu dài, đây là giải pháp tiết kiệm, hiệu quả. Việc ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp mang lại lợi ích nhiều mặt, không những giúp Công ty tiết kiệm được hàng tỷ đồng mỗi năm, góp phần tăng doanh thu hằng năm của đơn vị mà còn giúp người lao động được đánh giá theo đúng năng lực, được quan tâm đầy đủ, kịp thời về chế độ lương, thưởng, qua đó giúp họ gắn bó lâu dài với Công ty. Thời gian tới, chúng tôi sẽ tiếp tục nâng cấp phần mềm, đưa các thông tin quản lý lên website của Công ty để tiện theo dõi, chỉ đạo trực tuyến. 

Thực tế, toàn tỉnh hiện có trên 2.000 doanh nghiệp đang hoạt động, chủ yếu là doanh nghiệp vừa và nhỏ, khoảng 40% số đó đã ứng dụng CNTT trong từng lĩnh vực như: quản lý tài chính, bán hàng, khai thác thông tin…; tuy nhiên số đơn vị tập trung vào quản trị nhân lực không nhiều. Thiết nghĩ, để thúc đẩy các doanh nghiệp ứng dụng CNTT trong sản xuất, kinh doanh, góp phần vào tăng trưởng kinh tế của tỉnh, mang lại lợi ích cho người lao động, các ngành liên quan cần có các giải pháp, chính sách ưu tiên, hỗ trợ cụ thể cho công tác này.