Tiến tới nộp hồ sơ, không cần bản sao có chứng thực

Các cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận hồ sơ không được yêu cầu người dân phải nộp bản sao có chứng thực mà chỉ cần đem bản chính đến để đối chiếu. Đó là quy định mới đáng chú ý của Dự thảo Nghị định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch đang được Bộ Tư pháp xây dựng.

Không nên quy định thời hạn bản sao

Thời hạn bản sao là vấn đề mà theo Cục trưởng Cục Hộ tịch, Quốc tịch, và Chứng thực Nguyễn Công Khanh: “Pháp luật hiện hành chưa quy định nhưng thực tế có nhiều vướng mắc”. Ông Khanh cho biết, nhiều trường hợp vợ chồng đã ly hôn nhưng một bên vẫn đem giấy đăng ký kết hôn đi sao y để phục vụ những mục đích cá nhân khác. UBND cấp xã nơi đương sự cư trú biết về tình trạng hôn nhân của người đó thì từ chối chứng thực, nhưng chỉ cần đem đến xã khác là chứng thực “vô tư”. Vấn đề đặt ra là khi bản chính thay đổi thì bản sao cũng hết giá trị sử dụng, tuy nhiên quy định về giá trị của bản sao như thế nào, có thời hạn không là việc cần phải cân nhắc.

Đại diện Bộ Giáo dục và Đào tạo cho rằng, không nên quy định về thời hạn bản sao vì “không có lợi cho dân”. Đại biểu này phân tích: hiện nay đa số văn bản không quy định về thời hạn sử dụng giấy tờ trừ một số giấy tờ đặc biệt như chứng minh nhân dân. “Văn bản gốc không quy định thời hạn mà bản sao lại có thời hạn là không hợp lý. Mặt khác, nếu hết thời hạn dùng bản sao thì người dân phải đi sao lại, gây mất thời gian, lãng phí. Trong trường hợp bản chính thay đổi mà người dân vẫn cố tình dùng bản sao cũ thì họ phải chịu trách nhiệm về hành vi của mình”.

Xuất phát từ nguyên tắc bản sao có chứng thực có giá trị như bản chính, ông Bùi Minh Hồng, Vụ Pháp luật dân sự kinh tế nêu rõ, trong trường hợp bản chính thay đổi thì bản sao của nó sẽ hết giá trị. Bởi vậy, bản sao không thể “có giá trị vô thời hạn”.

Dù nhiều ý kiến nghiêng về quan điểm không quy định thời hạn bản sao, tuy nhiên cũng lo ngại đây là “kẽ hở” dễ bị lợi dụng khi bản chính thay đổi mà người dân vẫn tiếp tục dùng bản sao, trong khi các cơ quan có thẩm quyền lại không thể kiểm soát.

Tránh tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực

Hiện nay, theo quy định của Nghị định 79//NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thì cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao không có chứng thực có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu.

Điều này có nghĩa là khi nộp hồ sơ, người dân không nhất thiết phải nộp bản sao có chứng thực mà chỉ cần nộp bản phô tô và xuất trình bản chính để đối chiếu. Quy định là như vậy nhưng trên thực tế thì các cơ quan khi tiếp nhận hồ sơ đầu vào vẫn yêu cầu bản sao có chứng thực.

Chính vì tình trạng lạm dụng bản sao dẫn đến những lãng phí không cần thiết cho người dân và cơ quan nhà nước thì cũng rơi vào tình trạng quá tải vì mỗi ngày phải tiếp nhận, giải quyết hàng ngàn yêu cầu sao y. Đặc biệt, vào mùa thi, mùa tuyển dụng lao động…thì việc quá tải càng trở nên phổ biến.

Để khắc phục tình trạng này, Dự thảo Nghị định mới về chứng thực quy định cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận hồ sơ giải quyết các thủ tục hành chính có trách nhiệm tự kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính giấy tờ, văn bản, không yêu cầu người dân nộp bản sao có chứng thực, trừ trường hợp hồ sơ được nộp qua hệ thống bưu chính. Người đối chiếu phải ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính.

Bà Nguyễn Thị Hằng, Phó phòng Hành chính tư pháp (Sở Tư pháp Hà Nội) và nhiều ý kiến trong Ban soạn thảo ủng hộ quy định nói trên vì “ở đâu cũng yêu cầu bản sao có chứng thực là gây khó khăn cho dân, còn cơ quan nhà nước cũng mệt không kém”. Tuy nhiên, các ý kiến này đề nghị cần quy định rõ trách nhiệm của người tiếp nhận hồ sơ khi đối chiếu với bản chính. Nhưng, cũng có ý kiến khác cho rằng, với tính chất đặc thù (như ngành giáo dục chẳng hạn) có trường mỗi năm nhận tới 5-7 ngàn hồ sơ, không có sức đâu đem từng bản chính để đối chiếu, đó là chưa nói đến việc họ không có kỹ năng phát hiện giấy tờ giả…

Để có cơ sở pháp lý cho người thực hiện chứng thực, Dự thảo Nghị định đã bổ sung quy định người thực hiện chứng thực chữ ký có thể từ chối chứng thực chữ ký nếu giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung tuyên truyền chống chế độ XHCN Việt Nam; xâm hại đến an ninh quốc gia; xuyên tạc lịch sử; xúc phạm danh dự, uy tín, nhân phẩm của tổ chức, cá nhân; trái đạo đức xã hội.