Nhằm nâng cao năng lực, trình độ cho đội ngũ cán bộ tài chính cấp xã và đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cấp lãnh đạo trong giai đoạn hiện nay, từ năm 2005, Sở Tài chính đã tổ chức tập huấn triển khai chương trình ứng dụng phần mềm kế toán xã thí điểm ở các xã thuộc 2 huyện: Phú Bình và Phú Lương.
Đến năm 2006 nhân rộng ra hầu hết các xã, phường, thị trấn trong toàn tỉnh.
Để triển khai chương trình có hiệu quả, hàng năm, Sở Tài chính đã phân công cán bộ của Sở trực tiếp tổ chức từ 2-3 lớp tập huấn về nghiệp vụ kế toán và phần mềm kế toán xã cho đội ngũ kế toán xã, phường. Bên cạnh những buổi lên lớp, các cán bộ của Phòng Quản lý ngân sách (Sở Tài chính) đã phân công cán bộ về tận các xã để hướng dẫn cho cán bộ kế toán không những biết sử dụng thành thạo máy vi tính mà còn nhập các số liệu hạch toán vào đúng danh mục chính xác. Vì vậy, cho đến nay, qua hơn 2 năm triển khai chương trình, đội ngũ cán bộ kế toán của đa số các xã trên địa bàn tỉnh đã sử dụng khá thành thạo phần mềm, không những giảm được thời gian làm việc và con người, đảm bảo tính chính xác cao về số liệu mà còn phục vụ cho các cấp lãnh đạo địa phương nhanh chóng, kịp thời. Đây cũng là cơ sở để ngành Tài chính thực hiện nối mạng toàn ngành nhằm giúp cho công tác quản lý, lãnh đạo sát sao, thuận tiện hơn.
Tìm hiểu vấn đề này ở xã Tân Lợi (Đồng Hỷ), được biết, được sự giúp đỡ của Sở Tài chính, từ năm 2005 phần mềm kế toán xã đã được địa phương đưa vào sử dụng. Chị Bùi Thị Tĩnh, kế toán xã cho biết: Hoạt động thu, chi ở cấp xã không đơn giản. Kế toán phải cập nhật rất nhiều loại sổ sách như chi tiết thu, chi; sổ tổng hợp, nhật ký thu, chi tiền mặt, các loại quỹ, nhật ký sổ cái, bảng cân đối... với tổng số gần 20 loại sổ sách. Trước đây, tất cả đều làm bằng thủ công. Phức tạp nhất là công tác quyết toán do nhật ký sổ cái 2-3 tháng mới vào sổ được nên mất rất nhiều thời gian. Từ khi có chương trình phần mềm, khối lượng công việc vẫn thế nhưng khi có chứng từ phát sinh chỉ thực hiện trong 10 -15 phút là xong, còn lại máy vi tính tự hạch toán vào các loại sổ, khi quyết toán chỉ khoá sổ in ra là xong, nên rút ngắn thời gian rất nhiều. Không những thế, khi lãnh đạo cần số liệu gì là có ngay.
Qua tìm hiểu thực tế ở 2 địa phương trên và theo ý kiến của cán bộ Phòng Quản lý ngân sách (Sở Tài chính) theo dõi quá trình ứng dụng phầm mềm kế toán ở các xã cho thấy: Tính ưu việt của phầm mềm là nhanh, chính xác, đáp ứng yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của địa phương và của ngành Tài chính. Song phần mềm kế toán xã cũng còn một số khiếm khuyết cần được tiếp tục bổ sung để hoàn thiện chương trình, đáp ứng yêu cầu quản lý cao hơn như: Sổ tổng hợp thu, chi chưa có tháng chỉnh lý quyết toán. Đồng thời, giải quyết vướng mắc lớn nhất hiện nay cho kế toán xã là Kho bạc Nhà nước cấp huyện chưa chấp nhận mẫu biểu của phần mềm kế toán như bảng kê chứng từ chi; giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. Các mẫu biểu trên đều có sẵn trong máy, kế toán chỉ cần in ra là được. Nhưng đa số các Kho bạc Nhà nước cấp huyện vẫn yêu cầu kế toán các xã phải chép lại từ đầu các chứng từ thanh toán theo đúng biểu mẫu bảng kê chứng từ của Kho bạc Nhà nước phát ra.
Theo anh Vũ Đăng Khoa, kế toán Ban tài chính thị trấn Trại Cau thì: Việc chép lại các chứng từ này mất rất nhiều thời gian (bình quân một biểu mẫu 6 trang giấy phải chép mất 1 ngày), trong khi đó lại không chính xác về số liệu, tốn thêm giấy, mực. Đó là chưa kể khi ra Kho bạc, chỉ cần một vài chứng từ thanh toán không được chấp nhận, cán bộ kế toán xã lại phải về chép lại từ đầu. Do vậy, nếu “cải cách” được thủ tục trên thì kế toán ngân sách xã sẽ giảm thời gian vật chất đi rất nhiều mà vẫn đảm bảo mẫu biểu theo quy định của Bộ Tài chính.
Từ thực tế trên, thiết nghĩ, Kho bạc Nhà nước cấp huyện nên xem xét nguyện vọng của các kế toán xã và đề xuất lên cấp trên nhằm giải quyết những vướng mắc đó để việc triển khai chương trình ứng dụng phần mềm kế toán xã phát huy được hiệu quả cao.
