Linh hoạt số hóa tài liệu hội nghị

Thời gian gần đây, công cuộc chuyển đổi số diễn ra rất nhanh, mạnh ở tất cả cơ quan, đơn vị và các lĩnh vực của đời sống xã hội. Đây là xu thế tất yếu của sự phát triển, hội nhập. Và hiện nay, việc phòng họp không giấy, giao dịch trên nền tảng số, mua bán không dùng tiền mặt… đã trở nên phổ biến. Tuy nhiên, bên cạnh sự thuận tiện, hiện đại mà chuyển đổi số đem lại thì đâu đó vẫn còn những “góc khuất”.

Mới đây, tôi có tham dự một buổi lễ ký kết quy chế phối hợp giữa hai đơn vị. Trong đó, một bên là đại diện cho tổ chức xã hội nghề nghiệp, phần lớn là người cao tuổi.

Buổi làm việc diễn ra đúng theo tinh thần chuyển đổi số với “phòng họp không giấy”, trước mặt các đại biểu chỉ có mã QR. Muốn đọc tài liệu, đại biểu cần phải dùng điện thoại thông minh để check, tải về và đọc trên màn hình.

Phần quan trọng nhất để các đại biểu đọc, nghiên cứu, trao đổi, góp ý, đi đến thống nhất trước khi cùng ký là nội dung quy chế phối hợp cũng “nằm” trong mã QR đó. Vậy nhưng, nhiều đại biểu dự hội nghị ngày hôm ấy là người cao tuổi, phần lớn không dùng tài khoản mạng xã hội hay điện thoại thông minh.

Khi đại diện ban tổ chức đọc nội dung quy chế phối hợp, có đại biểu chăm chú nghe từng lời, có đại biểu loay hoay dùng điện thoại để check mã QR, tải tài liệu về đọc.

Theo quan sát của tôi, nhiều đại biểu tỏ vẻ không hài lòng vì không nghe kịp, nên khó nghiên cứu, phân tích những điều mình thấy chưa hợp lý. Có đại biểu đọc được trên điện thoại nhưng không biết cách đánh dấu, sửa chữa để lát sau trao đổi, góp ý, thảo luận. Có người phải đọc nhờ trên máy điện thoại của đại biểu bên cạnh nhưng vì màn hình điện thoại nhỏ, chữ bé, không thể đọc nổi.

Rõ ràng, việc ký kết có liên quan đến công việc chung, vai trò, trách nhiệm của mỗi đơn vị, đến người được giao nhiệm vụ trực tiếp thực hiện nhưng một số đại biểu lại không thể nghiên cứu kỹ các nội dung trước khi đại diện hai đơn vị đặt bút ký.

Có đại biểu góp ý nên in nội dung quy chế ra giấy cho mỗi người để tiện đọc, nghiên cứu và góp ý tại hội nghị, bởi chỉ cần thêm, bớt hay sửa 1 từ cũng làm thay đổi bản chất nội dung. Không những vậy, khi dự thảo quy chế soạn thảo xong cũng nên gửi đến các đại biểu vài ngày trước khi tiến hành hội nghị để mọi người có thời gian nghiên cứu.

Không chỉ có câu chuyện trên mà một số khía cạnh khác cũng cho thấy những bất cập trong chuyển đổi số… Do vậy, nên căn cứ vào đặc thù của từng đối tượng, từng nội dung công việc cụ thể để linh hoạt áp dụng chuyển đổi số hoặc có biện pháp triển khai phù hợp, hiệu quả hơn.